De do’s en don’ts van het beoordelen van een ontwerpvoorstel
Nee, het is niet je dagelijkse werk, het gesprek met je ontwerper over een ontwerpvoorstel. En dingen die je niet vaak doet, daar zie je tegenop. Logisch.
Morgen staat er weer zo’n bespreking op de agenda: je ontwerper komt met de tweede ronde ontwerpvoorstellen. De vorige waren niet wat je je erbij had voorgesteld. Maar je kon ook niet precies duidelijk maken waar het aan lag.
“En wat wil zo iemand nou horen? Dat ik het mooi vind? Of kan ik ook gewoon zeggen dat ik het niets vind?”
Voor iedereen die dit herkent schreven we dit artikel.
Voor we toe zijn aan waar je nu precies op moet letten, hebben we een goede basis nodig. Een set uitgangspunten. Laten we ze langslopen aan de hand van uit de praktijk opgetekende uitspraken.
“Ik weet niks van ontwerpen”
Mooi, dat is ook niet de bedoeling. Het succes van het ontwerp draait niet om het ontwerp, maar om hoe jouw gebruikers en klanten erop reageren en om hoe goed het ontwerp jouw klanten helpt om hun doel te bereiken. Wat weer goed is voor de zaak. Voor jouw zaak.
Jouw taak is inhoudelijk deskundig te zijn. Die deskundigheid, ervaring en kennis van de organisatie, van de bedrijfstak waarin je opereert, van wat bij jouw klanten werkt en wat niet, die heeft een ontwerper niet. Breng die kennis in. Ga er niet vanuit dat je ontwerper alle ins en outs van de bedrijfstak kent. Je hebt er zelf ook heel wat jaartjes over gedaan om te weten wat je nu weet.
“Waar kijk ik naar?”
Als je niet weet waar je naar kijkt, is het lastig oordelen. Elke fase in een ontwerptraject heeft zijn eigen resultaat. Kijk je naar een ruwe schets? Of is het een uitgewerkt voorstel? Is het de bedoeling dat je een oordeel geeft over de richting die het opgaat? Of is het de bedoeling dat je de details naloopt?
Een ontwerper moet je daarop voorbereiden. Elke presentatie van een ontwerpvoorstel zou moeten beginnen met een opmerking in de trant van: “Dit is waar we vandaag jullie reactie en oordeel over willen”. Idealiter gevolgd door: “En deze onderdelen zijn nog niet zover om beoordeeld te worden”. En als je ontwerper er niet over begint, vraag er dan naar!
“De bedrijfsleider komt er ook even bij zitten”
Dat is prima, als die man of vrouw een belanghebbende is. Maar deze uitspraak duidt er op dat de bedrijfsleider nog niet eerder is aangeschoven. Niet bij de briefing, niet bij de eerste presentatie.
Beslissers horen aan tafel. Al bij de allereerste briefing. Een ontwerpproces is wat dat betreft een echte samenwerking. Doet de mening van de bedrijfsleider er toe? Doe je ontwerper een plezier en bewaar hem dan niet tot het laatst!
Touché, het is óók een verantwoordelijkheid van de ontwerper om te vragen naar wie de uiteindelijke beslissing neemt. Neem die vraag serieus en wees open over hoe het er in je bedrijf aan toe gaat. Geef je ontwerper toegang tot de beslissers.
“Ik hou niet van groen”
Persoonlijke smaak is geen maatstaf voor succes. We hebben het hier over een onderneming. Dus beoordeel het werk op een hogere omzet, een betere klantenbinding. Of op welke andere maatstaf je van tevoren hebt afgesproken.
Natuurlijk geldt dat even goed voor de ontwerper, ook die moet het niet hebben over smaak, ook de ontwerper moet ervan overtuigd zijn dat dit de beste oplossing is voor jouw probleem. Niet voor zijn of haar portfolio. En het ontwerpvoorstel moet onderbouwd zijn met bewijzen in de vorm van logica, feiten, gegevens en wetmatigheden, niet met een persoonlijke voorkeur.
Daarom is het zo belangrijk dat je aan het begin van het project doelen en doelstellingen formuleert. Ze vormen de inspiratie en het fundament voor een ontwerp. Diezelfde doelstellingen helpen jou vervolgens om te beoordelen of het ontwerp voldoet of niet.
“En waar moet ik dan precies op letten?”
Als het duidelijk is wat ieders rol is, waar we naar kijken en wat goede maatstaven voor beoordeling zijn, zijn we aanbeland bij het daadwerkelijke beoordelen. Zes belangrijke aandachtspunten op een rij.
- Heeft het ontwerp de juiste sfeer: jouw sfeer? Of het nu een website is, een magazine of een visitekaartje, het wordt onderdeel van jouw onderneming, van jouw merk. Niet van dat van je ontwerper. Dat betekent dat alles wat op tafel ligt, moet kloppen met manier waarop jij in jouw bedrijf de boel aanpakt. Het gaat om de sfeer en de taal. Passend bij je bedrijf en bij de bedrijfstak waarin je opereert.
- Haalbaarheid Is het haalbaar in tijd, middelen en menskracht? Wees eerlijk en realistisch. Hoeveel tijd kun je besteden aan het onderhoud van de website? Kun je genoeg interessante content leveren voor je relatiemagazine of blog?
- Er is maar één doel Natuurlijk moet je fan zijn van je eigen product, maar je maakt het voor je klanten, niet voor jezelf. Zet je klanten centraal en zorg dat zij hun doel bereiken. Uiteindelijk zijn zij degenen die voor jouw succes gaan zorgen.
- Logische volgorde, het juiste tempo? Net als bij het bakken van een taart of het bouwen van een huis, is het belangrijk om de dingen in de juiste volgorde te doen. Net zo goed als dat je niet alles tegelijk moet willen doen. Dus: zorgt het ontwerp ervoor dat de dingen in de juiste volgorde gebeuren? En krijgen mensen de informatie in het juiste tempo aangereikt? Het beste ontwerp verandert niet hoe je klanten de dingen doen, maar zorgt voor aansluiting bij hoe gebruikers gewoon zijn de dingen te doen.
- Eenvoud Van schrijver Antoine de Saint-Exupéry is het rake citaat: “Een ontwerper weet dat hij perfectie heeft bereikt, niet wanneer er niets meer is om toe te voegen, maar als er niets meer weg te laten valt.” Eenvoud is de sleutel voor succes. Tegelijk is het een van de moeilijkste dingen om te bereiken.
- Hiërarchie Waar ben je? Wat moet je hier(mee) doen? Begrijp je wat de onderlinge relatie is tussen de andere onderdelen. Wat is het belangrijkste, wat is iets minder belangrijk? (Wat onbelangrijk is, heb je hopelijk al gewoon verwijderd.) Zie je samenhang of valt het als los zand uit elkaar? Trap niet in de hiërarchie-val door te roepen: “Maak dat groter!” Omdát een ontwerp gebaseerd is op samenhang, is de kans levensgroot dat je de andere elementen dan ook groter moeten. Maar als je alles belangrijk maakt, is niets het.
“Wat wil zo iemand nou horen?” Of “Hoe vertel ik het mijn ontwerper?”
Taal is fascinerend. Maar ook flexibel en niet altijd eenduidig. Ondanks het bestaan van woordenboeken, interpreteren we geen van allen woorden op precies dezelfde manier. Tel daarbij op dat elke beroepsgroep zo zijn eigen taal heeft. Dus voor je goed kunt samenwerken, moet je leren elkaar te begrijpen. Als het goed is vindt je ontwerper dat hij of zij de meeste inspanning moet leveren om jou te begrijpen, maar het helpt natuurlijk wel als jij ook wat van zijn begrippen begrijpt. De spreekwoordelijke ‘domme vragen’ bestaan gewoon echt niet. Over de bedoeling van woorden kun je niet duidelijk genoeg zijn.
- Vraag om uitleg! Het is een mythe dat een goed ontwerp voor zichzelf spreekt. Elke ontwerper moet kunnen uitleggen waarom welke ontwerpbeslissingen gemaakt zijn. Gerelateerd aan de doelen en doelstellingen die bij het begin van het traject geformuleerd zijn. En het is die logica die je beoordeelt. Dus vraag waarom voor deze oplossing gekozen is. Hoe past die binnen de doelstelling? Je hoeft het niet overal mee eens te zijn, maar zolang je overeenstemming hebt over de projectdoelstellingen, heb je een constructief en productief gesprek.
- Woorden die je beter niet kunt gebruiken Leuk of mooi – legt de nadruk op een subjectieve beleving en een persoonlijke mening in plaats van op een afgewogen en geïnformeerd oordeel. Gelukkig – Jou gelukkig maken is nooit een projectdoel. Natuurlijk horen ontwerpers dat graag, het zijn net mensen. Maar het brengt je geen bedrijfssucces. Vraag je niet af: “Vind ik dit mooi?” maar “Voldoet het aan de gestelde doelen?”
- Spaar geen gevoelens Goeie feedback is niet hetzelfde als positieve feedback. Als iets niet werkt, zeg het de ontwerpers zo duidelijk als maar kan. Kwetst dat dan niet? Niet als het professionals zijn. Een goede ontwerper probeert je met argumenten van zijn oplossing te overtuigen en weet wanneer het tijd is om die los te laten (namelijk als de oplossing toch niet zo effectief blijkt (niet omdat jij kritisch bent)). Omgaan met kritiek hoort bij het vak van de ontwerper.
- Vertel het probleem, niet de oplossing Aanwijzingen zijn er in soorten en maten, maar vaak was het beter geweest om te vertellen wat het probleem is in plaats van te vertellen hoe het opgelost moet worden. Demotiverend dieptepunt: een volledig uitgewerkte schets van wat jou voor ogen staat. Niet doen! Jij brengt het probleem onder woorden, de oplossing is aan de ontwerper. Daar huur je hem of haar tenslotte voor in. Door met de oplossing te komen, belemmer je zelfs mogelijk het zicht op het werkelijke probleem. Want dat zou zomaar eens iets heel anders kunnen zijn dan waar jij de oplossing voor suggereert.
- Je kunt geen oplossing ontwerpen voor een interne discussie Heb je feedback van verschillende kanten verzameld? Zit iedereen op één lijn? Niet? Los dat dan eerst intern op. Een compromis tussen twee tegengestelde opmerkingen is namelijk geen oplossing maar een garantie voor mislukking. Onduidelijkheden kun je niet vormgeven.
- Bespreek de feedback Wat voor een ontwerp geldt, gaat ook op voor feedback: het spreekt niet voor zich. Spreek de opmerkingen door met je ontwerper. Zorg dat de ontwerper op de hoogte is van de gevoeligheden en zorg dat je uiteindelijke keuzes begrepen worden.
Bonus: spiekbriefje
En nu dan die presentatie van morgen. Krijg je er al een beetje zin in? Om je nog wat extra’s mee te geven, hebben we de belangrijkste punten uit dit artikel nog eens op een rijtje gezet in een ‘spiekbriefje’. Want je gaat natuurlijk niet met zo’n hele lap tekst tegenover je ontwerper zitten, dat begrijpen wij ook wel. We wensen je een constructieve en productieve bespreking!
Een woord van dank
Voor dit artikel hebben we uiteraard geput uit onze jarenlange ervaring, maar we hebben ook dankbaar gebruik gemaakt van het boek ‘You’re my favorite client’ van Mike Monteiro (van Mule Design). Monteiro schrijft aanstekelijk over het vak, ontwerpers, klanten en het ontwerpproces. Dat doet hij extreem helder en stellig, met een humoristische twist. Een aanrader!